HighLevel Terminbuchung einrichten: Kalender, Round Robin und Automationen richtig aufsetzen
Wenn du HighLevel nutzt, gehört ein funktionierender Kalender zu den wichtigsten Grundlagen. Ohne saubere Terminbuchung fehlt dir ein zentraler Baustein für Leadgenerierung, Verkaufsgespräche und Kundenbetreuung. In diesem Beitrag zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du die HighLevel Terminbuchung im Kundenaccount korrekt einrichtest, inklusive Verfügbarkeit, Round Robin und Automationen.
Warum die Terminbuchung in HighLevel oft fehlt
Im Idealfall nutzt du den SaaS-Konfigurator im Pro-Plan und hinterlegst bereits Musterkalender in deinen SaaS-Plänen. Dann wird beim Kauf automatisch ein Kalender im neuen Kundenaccount erstellt. In der Praxis passiert es jedoch häufig, dass Kunden manuell angelegt werden oder bestehende Accounts keinen Kalender besitzen. Genau hier setzt dieses Setup an.
👉Was ist HighLevel und wie funktioniert es wirklich?
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Nutzer im Kundenaccount anlegen
Bevor Termine gebucht werden können, braucht der Kalender ein Teammitglied.
So gehst du vor:
Einstellungen öffnen
Mein Personal auswählen
Neuen Nutzer anlegen
E-Mail-Adresse eintragen
Berechtigungen vorerst unverändert lassen
Der Nutzer kann später seine Verfügbarkeit selbst pflegen. Außerdem kannst du zwischen Agentur und Kundenansicht wechseln und den Kalender realistisch testen.
Grundlegende Kalender-Einstellungen festlegen
Jetzt folgt ein wichtiger Schritt, der häufig übersehen wird. In den globalen Kalender-Einstellungen solltest du zuerst diese Punkte setzen:
Wochenbeginn auf Montag stellen
Sprache auf Deutsch festlegen
Zeitformat für Deutschland aktivieren
Diese Basis sorgt dafür, dass Termine korrekt dargestellt werden und verhindert spätere Verwirrung.
Verfügbarkeit richtig verstehen
HighLevel kombiniert zwei Ebenen der Verfügbarkeit:
persönliche Verfügbarkeit des Teammitglieds
Verfügbarkeit des Kalenders
Nur wenn beide übereinstimmen, werden Buchungszeiten angezeigt. Dadurch kannst du Kalender gezielt einschränken, ohne die persönlichen Arbeitszeiten komplett zu verändern.
Videokonferenzen verbinden
Für Online-Termine solltest du Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams verbinden. Dadurch erstellt HighLevel automatisch einen individuellen Meeting-Link für jeden Termin. Das sorgt für Professionalität und verhindert, dass mehrere Personen denselben Meeting-Link nutzen.
Telefonische oder persönliche Termine sind natürlich ebenfalls möglich.
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Den richtigen Kalender-Typ wählen
Beim Erstellen eines neuen Kalenders zeigt HighLevel viele Optionen. Für die meisten Szenarien eignet sich der Round Robin Kalender.
Warum Round Robin sinnvoll ist:
funktioniert für Einzelpersonen und Teams
verteilt Termine automatisch gleichmäßig
eignet sich ideal für Vertrieb und Beratung
So stellst du sicher, dass Termine fair auf alle Mitarbeiter verteilt werden.
Kalender erstellen und testen
Beim Anlegen definierst du:
Kalendername
Teammitglied
Terminlänge (z. B. 30 Minuten)
optionale Kalender-URL
Nach dem Speichern solltest du den Buchungslink testen und prüfen, ob Sprache, Zeitzone und Slots korrekt angezeigt werden.
👉 Mehr über den Kalender
https://ghl-guide.de/funktionen/kalender
Kalender sinnvoll konfigurieren
In den erweiterten Einstellungen kannst du wichtige Details festlegen:
Kalenderlogo und Beschreibung
Titel der Terminbestätigung
Kalendergruppen für mehrere Terminarten
Ein praktischer Tipp: Wenn dein Name zuerst im Termin steht, erkennst du Termine im eigenen Kalender schneller.
No-Shows reduzieren mit Buchungsregeln
Ein entscheidender Punkt für funktionierende Terminbuchung sind klare Regeln:
Mindest-Vorlaufzeit festlegen
Buchungszeitraum begrenzen
Vor und Nachbereitungszeit definieren
maximale Termine pro Tag festlegen
Viele reduzieren den Buchungszeitraum bewusst auf wenige Tage, um vergessene Termine zu vermeiden.
👉 Automationen und Workflows
https://ghl-guide.de/funktionen/automationen
Formular und Bestätigungsseite einrichten
HighLevel erlaubt zwei Buchungsabläufe:
zuerst Termin wählen, dann Formular
zuerst Formular, dann Termin wählen
Zusätzlich kannst du eine Dankeseite hinterlegen oder eine Bestätigungsnachricht anzeigen. Das verbessert die Nutzererfahrung deutlich.
Kalender auf der Website einbinden
Der Kalender lässt sich direkt in Webseiten integrieren:
Seite im Builder öffnen
Kalender-Element hinzufügen
gewünschten Kalender auswählen
veröffentlichen
Damit können Besucher direkt auf deiner Website Termine buchen.
Automationen für Terminbestätigung und Erinnerungen
Der größte Vorteil entsteht durch Automationen. Typischer Ablauf:
Trigger: Termin wurde gebucht
Beispiel-Workflow:
Bestätigungs-Mail senden
interne Benachrichtigung an dich
24 Stunden vor Termin erinnern
nach Termin Bewertungsanfrage senden
Damit läuft die gesamte Termin-Kommunikation automatisch.
Fazit
Die HighLevel Terminbuchung ist ein zentraler Bestandteil für Agenturen, Coaches und Dienstleister. Mit einem sauberen Setup aus Kalender, Verfügbarkeit und Automationen entsteht ein vollständig automatisierter Buchungsprozess. Genau das spart Zeit und sorgt für eine professionelle Customer Journey.
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